AUTIMA · KI & AUTOMATISIERUNG FÜR DEN MITTELSTAND
Für Ingenieurbüros
KI & Automatisierung für Ingenieurbüros
Was passiert, wenn dein Büro spürbar mehr Mandate schafft — ohne eine einzige Neueinstellung? Wir bauen die Strecken, die Angebote, Onboarding und Reporting tragen, in deinem bestehenden Stack.
Ausgangslage
Warum Ingenieurbüros heute Hand-Arbeit hinterherlaufen
Die typische Lage: Die Inhaber sind fachlich exzellent, aber gleichzeitig im Vertrieb, in der Kalkulation, in der Bauleitung und in der Mandanten-Pflege gefangen. Neue Mandate sind da — aber sie werden wegen fehlender Bearbeitungs-Kapazität nicht oder zu spät angenommen.
Die Lösung ist nicht "stell jemanden ein, der das Angebot schreibt". Das Problem ist die Verkettung von vielen kleinen Schritten — Anfrage prüfen, Daten anreichern, Briefe aufsetzen, Termine koordinieren, Doku ablegen — die zusammen Stunden kosten, aber einzeln kaum delegierbar sind. Genau das ist der Sweet-Spot für KI-gestützte Automatisierung im Büro.
Hebel
Vier Hebel mit dem höchsten Ertrag
Angebots-Pipeline
Anfragen werden mit Branchen-Daten angereichert, Leistungsverzeichnisse vorstrukturiert, Angebots-Briefe entworfen — und vor dem Versand vom Inhaber freigegeben. Kein Wochenend-Angebot-Schreiben mehr.
Mandanten-Onboarding
Vom Auftrag bis zur ersten produktiven Stunde: Vertragsversand, DSGVO-Klärung, Projekt-Setup, Datenraum, interne Briefing-Doku — als automatische Strecke, statt händisch in vier Tools.
Projekt-Reporting
Stundennachweise, Baufortschritt, Termin-Status werden aus den Tools deines Teams aggregiert und als wöchentlicher Kurz-Report an Bauherren und intern versandt. Ohne Excel-Sammlung am Freitagabend.
Lead-Routing aus dem Netz
Anfragen über Webformular, Ausschreibungs-Portale, LinkedIn-Inbound und Empfehlungen laufen automatisch in dein CRM — qualifiziert, vorsortiert und mit dem richtigen Ansprechpartner verknüpft.
Vorgehen
So gehen wir vor
Bestandsaufnahme im Büro
Wir gehen mit dir durch den Standard-Mandats-Ablauf: Anfrage, Angebot, Vergabe, Projekt-Setup, Reporting, Übergabe. Wir markieren, wo heute Stunden in Hand-Arbeit verloren gehen — und wo Hebel mit Automatisierung realistisch sind.
Eine Strecke zuerst, nicht alles auf einmal
Wir starten typischerweise mit der Angebots-Pipeline oder dem Mandanten-Onboarding — die Strecke, die im Büro die meisten Inhaber-Stunden frisst. Live in 3–5 Wochen, dann der nächste Hebel.
Anbindung an deinen Stack
Wir bauen in dem, was bei euch schon läuft: dein CRM (oft Pipedrive/HubSpot/Bitrix), deine Projekt-Software (Sciforma, BIM-Tools, Tabellen), dein DMS, dein Mailing-Tool. Wir bringen kein neues Tool mit, das du nicht brauchst.
Übergaben menschlich halten
Wo es technisch sein darf — Daten, Reports, Erinnerungen — läuft es automatisch. Wo Vertrauen entscheidet — Kalkulation, Vergabe, Eskalation beim Bauherren — bleibt der Mensch im Vordergrund, gestützt durch saubere Vorbereitung.
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Häufige Fragen aus Ingenieurbüros
Wir sind ein klassisches Ingenieurbüro mit 25 Leuten — lohnt sich das?
In dieser Größe meist ja. Die typische Schmerzzone ist, dass die Inhaber im Vertrieb, in der Kalkulation und in der Bauleitung gleichzeitig stecken. Eine saubere Angebots-Pipeline plus automatisiertes Onboarding gibt typischerweise 1–2 Inhaber-Tage pro Woche zurück — die Zeit, in der die nächsten Projekte akquiriert werden.
Was, wenn unsere Software branchenspezifisch und alt ist?
Häufiger Ausgangspunkt. Wir bauen mit n8n Brücken zwischen alten Systemen und modernen Tools — selbst wenn keine offizielle API existiert. In Extremfällen empfehlen wir den schrittweisen Umzug, aber erst wenn klar ist, dass die Brücke nicht reicht. Wir wechseln nicht aus Prinzip dein Werkzeug.
Können KI-Modelle technische Inhalte (Statik, BIM, Berechnungen) verstehen?
Für reine Fach-Berechnung sind sie der falsche Hebel — dafür gibt es deine Fachsoftware. Für die Aufbereitung von Texten, Briefen, Mandanten-Kommunikation und Reporting sind sie hervorragend. Wir setzen KI dort ein, wo sie zuverlässig ist, und halten sie aus Bereichen raus, wo Halluzinationen geschäftskritisch wären.
Wie sieht das mit DSGVO und Mandanten-Daten aus?
Wir bauen in einem Setup, das Mandanten-Daten in deinen Systemen hält. Sprachmodelle sehen pseudonymisierte oder explizit freigegebene Inhalte. n8n läuft self-hosted oder in deinem Tenant, alle Verarbeitungen sind dokumentiert. Bei Bedarf erstellen wir die Verarbeitungs-Übersicht für deine DSGVO-Doku gleich mit.
Was kostet das?
Eine erste produktive Strecke (z. B. Angebots-Pipeline) liegt im niedrigen 5-stelligen Bereich. Voll vernetzte Mandats-Maschinen wachsen über mehrere Phasen — typischerweise als Done-for-you-Projekt mit 3–4 Hebel-Strecken. Genaue Zahlen kommen nach dem Erstgespräch, wenn wir wissen, wo am meisten Zeit verloren geht.
Wer macht die Wartung danach?
Entweder dein Team, wenn die Strecke nicht weiterwächst — oder wir, als monatliche Rent-an-Agent-Begleitung. Wir bauen so, dass beides möglich ist: keine versteckten Verträge, kein Lock-in. Dein Workflow gehört dir, der Code gehört dir.
Mit welchen Ingenieur-Disziplinen habt ihr Erfahrung?
Schwerpunktmäßig TGA, Tragwerksplanung, Energietechnik, Industrieanlagenbau, Vermessungswesen. Die Strecken sind ähnlich genug, dass die Hebel übertragbar sind. Was wir nicht kennen, lernen wir im Erstgespräch — und sagen ehrlich, wenn unsere Erfahrung in deiner Disziplin dünn ist.
Ein Gespräch. Ein klarer Blick auf deinen Prozess. Kein Verkaufsdruck.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf deinen Prozess und zeigen dir, wo dein unsichtbares Team den größten Hebel hätte. Danach entscheidest du in Ruhe.